配車依頼書テンプレート｜書き方と注意点

News配車依頼書テンプレート｜書き方と注意点

急ぎで車両を手配したいとき、電話やメールで条件を伝えるだけでは、積地・時間・車種のどれかが抜けて確認の往復が発生します。配車依頼書は、その往復をなくすための書類です。

このページでは、当社が実際に使っている配車依頼書のテンプレート（フォーマット）を配布し、記入項目の意味と、手配が止まりやすい箇所を実務の視点で説明します。愛知県高浜市を拠点に、東海地方を中心として関西・関東の内陸部へ、鋼材・長尺物・建築資材をお届けしている運送会社が書いています。

配車依頼書は、車両を1台単位で手配する（チャーターする）ときに、運ぶ条件を1枚にまとめて渡す書類です。見積の相談段階ではなく、すでに運ぶことが決まっている段階で使います。

口頭やメール本文だけで依頼すると条件が分散し、「言った・聞いていない」が起きやすくなります。1枚にまとまっていれば、受けた側はそのまま配車を組めます。当社ではFAX・メールのどちらでも受け付けています。

ご担当者の携帯番号は必ずご記入ください。当日に現場の状況が変わったとき、連絡が取れるかどうかで待ち時間が大きく変わります。

「〇〇様邸」「〇〇ビル新築工事」など、その現場を一意に特定できる呼び方をご記入ください。住所だけでは、同一敷地内の別現場や、区画割りされた造成地で行き先が絞りきれないことがあります。ここが空欄だと、受けた側は必ず確認の連絡を入れることになり、その分だけ手配が遅れます。

番地までご記入ください。まだ番地が振られていない造成地などでは、目印になる建物名や交差点名を備考に添えていただけると助かります。

当社の依頼書には「着」と「開始」を選ぶ欄があります。到着してほしい時刻なのか、作業を始める時刻なのかで、車両の押さえ方が変わります。

また、時刻は幅を持たせて書いていただくほうが、結果として予定どおり納まりやすくなります。その理由は荷待ち時間削減は荷主から始まるで説明しています。

ユニック車・平車・ウイング車・低床平車などから選んでいただく欄です。迷われる場合は空欄で構いません。そのかわり、備考に荷姿・寸法・重量をご記入ください。適した車種は当社で選びます。

荷役をお願いされるかどうかで、必要な人員と作業時間が変わります。チェックの有無を必ず明示してください。「たぶん要らない」で進めると、現場で人手が足りずに止まります。

鋼材・長尺物は、実際の長さと重量が分からないと車種を決められません。事前に確認しておきたい点は鋼材・長尺物輸送の注意点にまとめています。

いずれも、書いてあれば確認の往復が1回減ります。急ぎの案件ほど、この1往復が効いてきます。

下のリンクからダウンロードいただけます（PDF・A4・1枚）。印刷してFAXでも、そのままメールに添付いただいても構いません。

ファイル名は「配送依頼書」となっていますが、書式は上で説明した配車依頼書と同じものです。フォーマットはこの1種類のみで、荷姿や車種を問わずこの用紙でお受けしています。

書き方に迷われる場合や、まず条件だけ相談したい場合は、そのままお問い合わせください。荷姿と日時をお伺いできれば、こちらで車種を含めて組み立てます。